Топ 10 важни неща за подготовката на сватба
Как се подготвя сватба е не чак толкова сложен въпрос – вероятно всеки, който се е заел с това, е успял да го направи. Но ключът е, както казват, в детайлите. Как да постигнете точно това, което искате – това е по-важният въпрос. С други думи: как да се подсигурите, че всички, които наемете – от ресторантьора до фотографа ще изпълнят ангажиментите си в уречения ден и час, по начина, по който сте се договорили.
Друг важен въпрос е как срещу парите, които давате, да получите наистина качествена услуга, а не нещо посредствено или направо „отбиване на номера“.
Всичко това е възможно и се постига с преговори и договори – просто трябва да знаете какво да изисквате, с най-големи подробности, и да настоявате да го получите. Да изисквате писмени договори и подробно да описвате в тях всичко, което сте договорили. Трябва също и да знаете кое и как може да се обърка и или да не позволите това да се случи, или да имате резервен план.
Ако предпочитате друг да върши това, вместо вас, можете да наемете сватбен агент – така няма да се налага да се срещате с всички, да проверявате всичко и да се чудите кой и с какво може да провали плановете ви. Пък и ако нещо се обърка ще имате кого да пратите да „гаси пожара“, както и кого да обвините за бъркотията.
И така, нека преминем към най-важните моменти от подготовката на сватбата и към нещата, които трябва да обмислите и за които трябва да внимавате. Изброявам ги в реда, в който горе-долу следва да се занимаете с тях.
#1. Съставяне на списъка с гостите
Подготовката на всяко събитие започва с определянето на участниците в него. Сватбата не прави изключение и затова една от първите ви задачи е да изготвите списъка с гостите. За да планирате сватбата правилно, не е достатъчно да имате предполагаемия брой гости. Трябва да имате истински, реален списък, с конкретните хора, които ще присъстват.
Така ще сте сигурни, че не сте пропуснали някого, но още по-важно е, че от този списък ще можете да извлечете много допълнителна информация, която е ключова за организирането на събитието.
От тази информация зависят много други неща – от сватбения бюджет, през мястото/местата на събитието и логистиката, до менюто в ресторанта, а понякога – дори и до датата на сватбата.
Не бихте желали например някой от важните гости като родителите ви да е възпрепятстван да присъства. Изборът на място за сватбата е добре да съобразите с местоживеенето на гостите, както и с възможните начини те да стигнат до него.
Наличието на гости от различни народности и възрасти предполага да имате съответни опции за избор на храна и напитки, а бюджетът ви може да зависи от това дали и на колко души ще поемете настаняването.
Ето няколко идеи и съвети по въпроса: Как да направим списъка с гости за сватбата?
#2. Избор на дата за сватбата
Коя да е датата на сватбата е въпрос с не толкова лесен отговор. Повечето хора искат да направят сватбата си през топлия сезон – от май до септември. Проблемът обаче е, че в този отрязък от време има около 20 съботи и 20 недели, а сватбите в България са около… 20 хиляди. Всяка година.
Това прави организирането на сватба в този период много по-трудно, отколкото може би изглежда на пръв поглед. Подходящите ресторанти и зали са резервирани за месеци напред, както и желаните диджеи, изпълнители, водещи, фотографи и други сватбени професионалисти.
Въпреки това, тенденцията за правене на сватбите през лятото се засили още повече, откакто Ковид-19 допълни списъка с обичайните за студения сезон болести, а властите започнаха да налагат административни ограничения за провеждането на празненства.
В резултат на всичко това, лесен избор на дата не съществува. Или трябва да започнете да планирате сватбата много отрано, може би 12 месеца предварително, или да се лишите от нещо. Последното не е чак толкова лошо – винаги можете да намерите приемлив компромис, който може да се превърне в нестандартен, но приятен акцент. Основните възможни варианти са следните:
- да се лишите от голямо празненство и да направите малка сватба извън града – предпочитан от мнозина избор през последните две години; (вижте: 6 идеи за малка сватба в тесен кръг от приятели)
- да се лишите от това датата да е в почивен ден и да направите сватбата в петък или друг делничен ден – засилваща се тенденция в София и големите градове;
- да да се лишите от топлото време и да направите сватбата през есента или зимата – като изключим студа, зимната сватба има толкова много предимства, че си заслужава да я обмислите като възможен вариант. (вижте: Защо зимната сватба всъщност е добра идея?)
Още идеи и съвети по тази тема ще намерите в статията Как да изберем дата за сватбата си?
#3. Определяне на сватбения бюджет
Бюджетът е сред първите неща в планирането на сватба, защото изборът на място е в пряка зависимост от това. Преди да започнете да договаряте ресторант или хотел, трябва да знаете с колко пари разполагате.
Сам по себе си сватбения бюджет се дели на две части: разходи, несвързани с празненството (рокля, костюм, халки и т.н.) и разходи, свързани със самото празненство. Във втората част са най-големите разходи, свързани с провеждането на сватбата.
Обикновено, най-голямото перо в бюджета са разходите за храна и напитки на гостите. Ако решите да поемете разходите за настаняване на гостите (или част от тях) в хотел, това ще бъде друго голямо перо. Останалата част от разходите за празненството, е общата сума за наемането на всички услуги, които са неизменна част от всяка сватба – украса и декорация, музикално оформление, организатори, водещи, атракции и т.н.
Няколко базови препоръки, които могат да ви бъдат полезни в това отношение, можете да прочетете в статията 5 начина да се възползвате максимално от бюджета за сватбата си.
#4. Наемане на сватбен агент или организатор
Тази стъпка не е задължителна за всеки, но ако решите да наемете професионалист да организира сватбата ви, моментът за това е именно сега – след като сте определили бюджета, но преди да сте резервирали ресторант или друго място за сватбата.
Мястото за провеждане на сватбата е свързано с най-много разходи, често дори над 50% от сватбения бюджет. Освен това, най-трудно се решават проблемите, свързани с мястото.
За всяка друга услуга е по-лесно да се намери резервен вариант в случай на нужда. Ако нещо се обърка с мястото обаче, може да се окаже трудно, а понякога и невъзможно да се намери друго, без да променяте датата на сватбата.
Задача на сватбения агент е да предвиди всички възможни рискове и да ви подсигури срещу тях, както и да договори всичко в детайли, след което да следи за изпълнението на ангажиментите. Той няма да позволи да останете без ресторант, защото управителят е изчезнал с парите от капарото или защото собственикът междувременно е продал ресторанта. Това не са сценарии, а истински случаи от последните няколко години.
Освен това, докато останалите хора, които наемате, малко или много раздуват бюджета ви, единствено сватбеният агент има интерес от обратното – да извлече максимален резултат от всички участващи, без да излиза от рамките на вашия бюджет.
Още по темата можете да прочетете тук: Защо да изберете сватбена агенция „Кадифе“?
#5. Избор и договаряне на място за сватбата
В днешно време списъкът с възможни места за сватба все повече се увеличава. Градът, в който младоженците живеят си остава разумен избор, предпочитан от мнозина заради по-лесната организация и по-малкия ангажимент за осигуряването на транспорт и настаняване на гостите.
За други, изборът да направят сватбата си далеч от града е вдъхновен от възможността да превърнат това събитие в истинско романтичното преживяване за гостите и разбира се за себе си. Тук възможностите наистина са много, особено ако дадете повече свобода на въображението си.
Все пак, мисля че ще ви бъде полезно да прегледате нещата, които съм писала по темата – те ще ви дадат отправна точка, а може и да ви подскажат интересни идеи:
Сватба на морето: къде и как да я направите
Сватба в планината: къде и как да я направите
Как да планираме сватба на открито
Какъвто и да е вашият избор – в града и околностите или в по-далечна романтична дестинация, обмислете не само настаняването, но и транспорта им. Ако имате гости, пътуващи със самолет, съобразете до кое летище има полети. Ако самолетите им кацат в София, обмислете как ще се придвижат до мястото на сватбата и доколко е удачно да ги карате след полета да пътуват до морето например.
Обмислете също придвижването на всичките ви гости в деня на сватбата. За жалост, все още има двойки, които не се съобразяват с факта, че за гостите не е удобно и приятно да присъстват в официалните си тоалети на 3 различни места в града в рамките на 2-3 часа.
Ако ще се венчаете в църква, можете поне да спестите на гостите си ходенето и стоенето в ритуалната зала, което би отнело още около един час, като вместо това направите т.нар. „Изнесен ритуал“ на мястото на празненството. Ако все пак има някакво придвижване из града, погрижете се всеки да има транспорт, за да не се налага някои да търсят такси, а други да чакат автобус – особено в непознат град.
За провеждането на самото празненство, можете да изберете както ресторант, така и зала или място на открито. Мнозина предпочитат ресторанта, защото договарят всичко – място, храна и напитки, само с един човек. Това обаче крие и рискове, затова прочетете и тази статия: Как да резервираме умно ресторант за сватбата?
Има и някои общи насоки, които е добре да следвате при избора на ресторант – описала съм ги тук: Как да изберем ресторант за сватбата си?
#6. Планиране на сватбените церемонии и… логистика
Младоженците все по-често избират да направят сватбената церемония на място, различно от общинската обредна зала. Това им дава възможност да планират и организират церемонията по начин, по който желаят, осигурява им уникалност, която да се запечата в сватбените снимки и видеоклипове и, не на последно място, спестява придвижването на гостите до залата и от залата до ресторанта.
Последното често е свързано с проблеми като трафик, паркиране, закъсняващи гости и т.н. Неудобствата биха се увеличили още повече, ако решите да има и църковна церемония в същия ден.
Общинската обредна зала е удачен избор в случаите, в които младоженците не предвиждат църковна венчавка, не им се занимава с планиране на изнесен ритуал и не ги притеснява фактът, че церемонията ще е същата като на повечето двойки от града или района.
Във всеки случай, най-удобно за вас и за гостите е да направите сватбата на едно място. Ако все пак държите да е на отделни места, то нека са не повече от две. Постарайте се да ги подберете близо едно до друго или осигурете транспорт за всички гости.
Обмислете въпроса с паркирането и маршрута от едното място до другото. Не остаяйте тези неща на случайността. Оставете достатъчно време за придвижването и настаняването на гостите в ресторанта. Можете да използвате това време за фотосесия.
#7. Подбор на хората за сватбени услуги
С договарянето и резервирането на място на сватбата приключва първият етап от организирането на сватбата, след който можете да си отдъхнете от първоначалния стрес и да започнете с каненето на гостите и планирането на детайлите.
Вторият етап на планирането на сватба започва с избора на хора за необходимите ви услуги – диджей, водещ, музикални изпълнители, фотограф и др. Изключение прави сватбеният агент или организатор, когото е добре да наемете още в самото начало, за да ви помогне с избора и договарянето на място за сватбата, както и с подбора на останалите сватбени професионалисти.
Най-голямо внимание трябва да обърнете на избора на човека, който ще води празненството – диджей или водещ. Той може да промени целия облик на сватбата ви. Как ще се чувстват гостите ви зависи в най-голяма степен от него.
Затова, запознайте със стила му на водене и се уверете, че е това, което търсите. Това е въпрос на личен вкус, така че препоръките от познати не вършат много работа и могат да ви подведат. Може даден водещ да е отличен професионалист и въпреки това стилът му да не ви допада.
За останалите услуги направете проучване и изберете поне по двама или трима професионалисти за всяка от тях. Направете всички планирани срещи и не бързайте да взимате решение. Изслушайте всички и едва тогава пристъпете към избора кого да ангажирате. Запазете контакта си с останалите за всеки случай. Накрая опишете подробно всичко, на което държите относно задачите на човека и го включете в договора.
Повече подробности за проучването, избора и договарянето на сватбените услуги, можете да прочетете тук: Как да изберем професионалисти за сватбеното празненство?
Ако искате да си спестите целия процес на търсене, преговаряне и договаряне, наемете сватбен агент или организатор. Той ще извърши предварителния подбор вместо вас и ще ви срещне само с онези от тях, които отговарят на изискванията ви. След това, агентът ще ви съдейства да опишете всичко в договорите си с хората, така че да няма недоизяснени неща и в крайна сметка празненството да изглежда така, както вие го искате.
#8. Договаряне на сватбеното меню и начини на сервиране
Повечето младоженци просто избират ресторант, след което приемат един от предложените им няколко варианта за меню и с това въпросът приключва. Само че тази практика е в интерес на… ресторанта.
В интерес на гостите е да имат избор между различни ястия, предястия и салати; да има опции за хора с различен тип хранене. Във ваш интерес е да осигурите на гостите максимум удоволствие за парите, които давате.
В интерес на хората от ресторанта обаче е да свършат минимум работа за парите, които давате. Много по-лесно за тях е да направят едно ястие в голямо количество, отколкото да предложат разнообразие от 5-6 различни ястия.
В действителност, имате по-голям избор от стандартните сет менюта, които ресторантът ви предлага. Нито сте длъжни да ги приемате, нито някой ви спира да поръчате каквото решите. Хората в ресторанта ще направят, каквото им поръчате, просто трябва вие да поемете инициативата.
Можете да осигурите на гостите си много по-голям избор от разнообразни салати, ордьоври, ястия, гарнитури и десерти, ако поръчате да бъдат сервирани на бюфет (блок маса) или на плата по масите за гости.
По този начин не само ще доставите по-голямо удоволствие на присъстващите, но и общата сума, която ще платите накрая може да е по-малка. При традиционното сервиране на еднакви порции за всеки, много голяма част от храната остава и се изхвърля.
При сервирането на бюфет, въпреки разнообразието, храната може да е много по-малко като количество и пак ще стигне и ще остане. Заслужава си да проучите внимателно този въпрос. А и все повече ресторанти вече сами предлагат както сет меню, така и бюфетна форма на сервиране.
Не забравяйте, че изборът на храна и начинът на сервирането й определя в известна степен и характера и стила на вашата сватба. С богат избор на вкусни храни хората биха запомнили по-добре вашето празненство.
#9. Съставяне на програма за сватбата
Сватбеното празненство започва с вашето влизане в ресторанта. Гостите ви посрещат и започва, така да се каже, основната част от сватбата, която обикновено продължава около 5 часа. Това е и частта, от която ще останат най-много спомени у хората, присъстващи на сватбата.
Доброто планиране на тази част е задължително, ако искате гостите ви да прекарат добре тези часове и да запомнят сватбата ви с хубави емоции. Трябва добре да помислите с какво да запълните цялото това време и да изготвите програма, която хем да не е прекалено натоварена, хем да не позволява неловки паузи, в които настроението да спада.
Българските обичаи като ритане на менче, разчупване на погача, захранване на младоженците от свекървата и др. обикновено са очаквани от гостите, задържат вниманието им и заемат прилична част от времето. Западните сватбени ритуали като хвърляне на булченския букет, сваляне на жартиер, рязане на тортата и др. са популярни по същата причина.
Разбира се, какво ще има на вашата сватба е въпрос на изцяло ваш избор. Не сте длъжни включвате нищо, което не желаете. Сватбата е напълно възможна и без традиционните ритуали. Организирала съм такива – само с посрещане на младоженците, реч на кума и разрязване на тортата.
Програмата може да включва най-различни други атракции като популярните в последните години игри за сватба, забавни обещания и въпроси към младоженците, шоу изненади и др. Разбира се, трябва да предвидите и време, в което гостите да могат да водят разговори и да се наслаждават на храната, както и да отделите най-голямата част от времето за танци.
Като изненада за гостите на сватбата ви можете да поканите известен музикален изпълнител, група или комедиен актьор или пък да организирате атракции като професионални танцьори, огнено шоу, а защо не и карикатурист, който да направи портрети на гостите ви – нещо наистина нестандартно, ала запомнящо се.
Помислете също и за децата – ако осигурите занимания за тях, ще са щастливи не само те, но и родителите им. Няколко идеи в тази насока можете да намерите тук: Забавления за деца по време на сватбата.
#10. Визуална концепция и планиране на декорацията
За голяма част от булките едно от най-приятните неща е пранирането на цялостната визия на сватбата – от сватбените рокли, костюми и аксесоари, през булченския букет и цветята, до украсата и декора в ресторанта и мястото на церемонията.
След като преминете през по-общите въпроси, свързани със стила на сватбата – по-луксозна, по-класическа, по-неформална и лежерна или пък по-ексцентрична, идва ред и на детайлите: какви цветове да изберете за костюми, цветя, украса, покривки, салфетки и др.
Списъкът може да е дълъг и зависи изцяло от вашите виждания и от креативността на хората, на които сте възложили задачи, свързани с визуалното – флористи, декоратори и др.
Набират популярност и т.нар. „тематични сватби“. Те са впечатляващи и запомнящи се, особено когато са добре реализирани. За тази цел, най-добре е да наемете професионалист, който ще ви помогне не само с реализацията, но и със самия избор на тема.
Твърде общите теми като рустик или винтидж сватба са вече доста поизтъркани, а и не могат да отразят вашата индивидуалност така както по-специфични теми, свързани с ваши лични хобита и страсти.
В агенцията имаме опит в осъществяването на подобни проекти, така че ако имате нужда от помощ, винаги можете да се обърнете към мен – данните ми за контакт са тук: Свържете се с мен.
Актуални неща по темата ще намерите тук: Сватбената декорация през 2022 г. – стилове и тенденции.
Щастлива сватба!
Желая ви щастлива сватба! Надявам се това кратко ръководство да ви е помогнало да структурирате подготовката на това важно събитие. Ако имате нужда от професионална помощ относно подготовката и организацията на сватбата ви, запишете си час за безплатна консултация с мен:
За още идеи и съвети за вашата сватба, последвайте ме във Facebook и Instagram или да се присъединете се към нашата фейсбук група „Помощ при организиране на сватба“.